Een nachtreceptionist is de ware held in de wereld van de hotellerie. Zij zijn de estafettelopers. Om deze functie goed te kunnen uitvoeren is het van groot belang dat je sterk in je schoenen staat. Dit omdat je ‘s nachts veelal alleen je taken uitvoert. De nachtreceptionist beëindigd de lopende dag en start de nieuwe dag. Hieronder zijn een aantal eigenschappen uiteengezet waaraan je een nachtreceptionist herkent.
De echte allrounder
De nachtreceptionist heeft vaak meer taken en verantwoordelijkheden dan zijn collega hotelmedewerkers. Daarnaast is de nachtreceptionist het eerste aanspreekpunt van de hotelgast bij binnenkomst, zoals de ontvangst, de check-ins –en outs van hotelgasten, het oplossen van onverwachte technische storingen, het gevoel geven dat hotelgasten zich gast voelen, maar ook bij noodgevallen contact opnemen met de hulpdiensten.
Routinetaken van een nachtreceptionist kunnen variëren in eerdergenoemde taken, maar ook in het routinematig houden van controlerondes door het hotel. Een belangrijk onderdeel is het voorbereiden en draaien van de night audit; de financiële dagafsluiting waarin alle informatie van de dag wordt verwerkt. Dit is noodzakelijk om de volgende dag goed te kunnen starten.
Een goede nachtreceptionist ziet deze variatie aan taken als een uitdaging. Nachtreceptionisten op dit niveau dragen graag bij aan het optimaliseren van deze taken. Door de vaardigheden te combineren met de bijhorende verantwoordelijkheden zullen processen worden verbeterd en de kwaliteit van het hotel worden verhoogd.
Groot inlevingsvermogen
Welke onverwachte gebeurtenissen zich in de nacht ook mogen voordoen, de nachtreceptionist is het aanspreekpunt voor alle taken. Zijn inlevingsvermogen is dan van groot belang en zijn handelen kun je vergelijken met taken van een operationeel manager. Zijn hoogste prioriteit is uiteraard ervoor zorgen dat alle gasten zich op hun gemak voelen tijdens hun verblijf. Vaak ben je de gastheer, maar soms ook de autoriteit die de grenzen moet aangeven. Dit vergt een goed inlevingsvermogen van iedere nachtreceptionist. Want uiteindelijk staat de veiligheid van alle gasten centraal.
Zelfstandig
Het hotel kan niet draaien zonder een goede nachtreceptionist die zelfstandig kan werken. Overdag is er genoeg personeel en managers die het hotel volop draaiende houden, echter in de nacht komt alle verantwoordelijkheid op vaak 1 persoon neer. Een vol hotel is toch gemiddeld 300 hotelgasten. Allerlei situaties kunnen zich voordoen: late aankomsten waaronder: losse reserveringen, maar ook soms hele groepen die ‘s nachts nog aan kunnen komen door bijvoorbeeld verlate of gestrande vluchten. Tevens kan het voorkomen dat het hotel overboekt is, waardoor je zelfstandig hier oplossingen voor moet zoeken. Daarnaast de verantwoordelijkheid voor de veiligheid, waardoor je zelfstandig moet kunnen handelen bij calamiteiten zoals brandalarmen, dronken gasten, geluidsoverlast op kamers, maar ook handhaven van overtredingen van huisregels zoals bijvoorbeeld roken op de kamer. De nachtreceptionist moet gedurende zijn dienst zelfstandig alle voorkomende werkzaamheden naar behoren gedaan hebben, zodat er een goede en efficiënte overdracht met de ochtenddienst kan plaatsvinden.
Rekenwonder
Het is van groot belang dat nachtreceptionisten nauwkeurig zijn. Want halverwege en aan het eind van iedere dienst moet de kas afdracht worden opgemaakt, de uitstaande rekeningen worden verwerkt en eventueel klaargelegd en een sluitende dagomzet worden gerapporteerd. Als hotelmanager wil je uiteraard een vertrouwd persoon achter de receptie hebben staan. Daarnaast is het natuurlijk van groot belang dat betalingen op de juiste manier worden afgehandeld. Nachtreceptionisten verifiëren vaak ook de kamerprijzen met omliggende hotels of hotels die vergelijkbaar zijn aan het hotel. De uitkomsten worden dan voorgelegd aan het management die daar zijn voordeel mee kan doen.
Een mensen-mens
Het hotelpersoneel ontvangt en begroet de gehele wereld bij de receptie. Dit geldt ook voor de nachtreceptionist. Gasten die in de nacht arriveren kunnen een zeer lange reis achter zich hebben, waarin ook tijdzones zijn gepasseerd. Het is dan van groot belang dat de ontvangst en check in procedure professioneel, vlotjes en gastvrij verloopt waardoor de gast tevreden naar zijn kamer kan gaan. Verder zijn nachtreceptionisten het luisterde oor én anticiperen ze op de behoeften van gasten, bijvoorbeeld als gasten slaapproblemen hebben, een ontbijt op de kamer willen hebben of gewoon een praatje willen maken.
Het kloppend hart van het hotel
Als nachtreceptionisten ben jij de medewerker dat zowel vóór als achter de schermen werkt om het team naar een hoger (service) niveau te brengen. Het uitvoeren van een groot scala aan taken zorgt ervoor dat de dagploeg de volledige focus kan hebben voor haar gasten. Soms vergeten we wel eens dat alle dagen fenomenaal verlopen dankzij de inspanningen die in de nacht worden uitgevoerd.
Is je interesse gewekt door het lezen van dit verhaal en wil je meer informatie over de mogelijkheden voor jouw hotel? Of wil jij graag aan het werk als nachtreceptionist? Neem vooral contact met ons op!
